Traditioneel hectische inschrijving braggeltocht 2017

Braggeltocht Garnwerd 2016

Beste mensen,
De inschrijving is niet helemaal vlekkeloos verlopen, en ik wil graag even uitleggen hoe dat allemaal kan.

Eerst even een stukje vooraf.
De Braggeltocht is ontstaan, doordat een vriendengroepje het idee had, om iets met elkaar te organiseren voor elkaar en misschien wat andere mensen in Garnwerd.
Zoals jullie nu weten is dat gigantisch groot geworden van 90 deelnemers het eerste jaar tot 1000 (ruim 1400 aanmeldingen dit jaar) deelnemers de laatste jaren.
De opzet was een gezellige dag organiseren voor een betaalbare prijs(waardoor gezinnen ook kunnen meedoen) en met hulp van een grote groep vrijwilligers.
Om de inschrijfgelden beheersbaar te houden moeten we het gewoon doen met de middelen die we hebben.
We hebben met de Host van de website overlegd hoe we de grote stroom aan inzendingen kunnen verwerken. Het is namelijk zo als er een grotere stroom dan 100 e-mails per uur worden verwerkt, dit een signaal gaat geven dat er een DDos aanval kan komen, en gaat het systeem de mail op slot zetten gedurende 24 uur. We hebben overlegd en we mochten dit verdubbelen naar 200 per uur.
Als 1 iemand een inschrijving doet worden er 2 mails verstuurd (1 naar de inschrijver en 1 naar mij voor de inschrijving), dus dat betekent 100 inschrijvers per uur. Dit bleek dus nog niet genoeg, ondanks dat ik de inschrijving stil heb gehouden, was tegen 10 uur al de eerste vastloper van de mail. Tegen 12 uur heb ik in overleg weer de mail kunnen vrij maken, maar binnen de korste tijd kwamen er weer te veel mailtjes binnen, dat ik maar besloten heb om het op een andere manier te regelen.

We kunnen natuurlijk een andere mailserver gaan zoeken om meer capaciteit te krijgen, maar dat zal invloed hebben op de prijs.
Ik snap dat het bij sommige mensen frustraties oproept, maar denk ook eens even aan ons als organisatie die hier ontzettend veel werk aan hebben. Marco en ikzelf zijn tot laat in de avond bezig geweest om zo eerlijk mogelijk alles in banen te leiden, en meer kunnen we op dit moment niet doen.
We kunnen maximaal 1000 mensen kwijt, en dat heeft te maken met de veiligheid van jullie, de capaciteit van de sloten en organisatorische aspecten.
We gaan volgend jaar echt kijken hoe we deze problemen kunnen gaan oplossen, maar voor nu is het niet anders, we moeten het ermee doen.

P.S. Wat ik echt jammer vind, zijn de mensen die kwade en bedreigende mailtjes sturen. Kwade mailtjes kan ik me voorstellen, maar bedreigende mailtjes beantwoord ik zeker niet, maar bewaar ze wel.
Ik hoop hiermee iets meer duidelijkheid te hebben gegeven aan de situatie en wens de gelukkigen alvast een hele gezellige en sportieve braggeltocht op 9 juli in Garnwerd.

Hans